V článku Organizace času a úkolů jsem popisoval, že ať zkouším cokoliv, pokaždé skončím u papírového seznamu. Momentálně se moje situace trochu změnila; soukromých i pracovních úkolů už mám tolik, že papír zkrátka přestal být zvladatelný a musel jsem si najít nějaký program.

Velmi mocný a zároveň velmi konfigurovatelný je ToDoList (Windows). Po založení souboru si vyberete, které vlastnosti u úkolů potřebujete, a podle vaší volby se změní uživatelské rozhraní, sloupce v tabulkovém přehledu i dialog na úpravu úkolů. Úkoly lze vnořit do sebe a zaznamenávat si tak dílčí záležitosti, lze je filtrovat podle kterékoli vlastnosti...

Můžete si vytvořit absolutně primitivní seznam jen s textem a kategorií; můžete si jako já dělat seznamy s kategoriemi, odkazy na soubor, prioritou, a stavem dokončení; nebo můžete použít vše včetně alarmů a data splnění.

Po nějaké době používání mi ale sofistikovanost začala být na obtíž. Pro evidenci a rychlou údržbu začal být seznam příliš složitý. Protože se pokouším používat GTD, evidoval jsem projekty pomocí vnořených tasků a kontexty pomocí kategorií. Jenže když pak úkol patřil do dvou kategorií (projekty a aktuálně), a já si chtěl vyfiltrovat jen ty aktuální, neukázal se - musel bych si ve filtru zaškrtnout obojí. Neustálé překlikávání filtrů bylo únavné.

Přibližně v té době jsem hledal linuxovou nebo ještě lépe multiplatformovou náhradu KeyNote, správce hierarchických poznámek, a skončil u NoteCase (Windows, Linux). Ten program je jednoduchost (a použitelnost) sama. Vlevo strom, vpravo text vybrané poznámky, základní formátování, přesunování ve stromu je možné myší nebo kombinací shift+šipky a dokonce lze mezerníkem označit úkol jako hotový - přeškrtne se. Na GTD zcela dostačující.

NoteCase používám ve Windows, v Linuxu jsem našel ještě lepší alternativu - Getting Things Gnome. Specializovaný, ale stále ještě velmi jednoduchý správce úkolů. Místo kategorií používá štítky, stačí připsat @jméno do kteréhokoliv úkolu (lze samozřejmě také vybírat ze seznamu existujících), umí úkoly vnořit do sebe (ideální na projekty), pracovat s nimi jako se skupinou i jednotlivě, má vstupní pole na bleskové přidávání nových úkolů, inu - škoda, že je jen pro Linux, používal bych jej všude.