• projekty - cokoliv, co je složené z více než jednoho kroku
• podklady projektů - materiály, informace k projektům
• kroky a informace v diáři - časově určené věci, které se mají udělat v přesně stanovený den nebo čas
• "další kroky" - co je potřeba udělat nejdřív, tento seznam se ještě dělí na podseznamy podle prostředí, kde zrovna jsme (typicky - u telefonu, ve městě, u počítače), abychom bez velkého přemýšlení využili aktuálních možností
• "čekám na" - abych se mohl připomínat těm, co mi něco slíbili (a vykašlali se na to)
• archivní materiály - kartotéka s informacemi, v níž se dobře vyhledává a do níž se bleskově zakládá
• "někdy / možná" - všechny vzdušné zámky, věci které bude potřeba znovu zvážit někdy v budoucnu apod.

Další úžasná myšlenka je, že v hlavě nesmíme držet nic. Jednak je to nespolehlivé (co jsme měli koupit si většinou vzpomeneme až ve výtahu doma), jednak každá taková věc více či méně zaměstnává podvědomí a udržuje pocit, že něco není hotovo. Je to sice jen malá dávka stresu, ale kapka ke kapce... Takže jakmile nás něco - cokoliv - napadne, bez jakéhokoliv rozebírání se to musí jakožto "záležitost" zapsat a hodit do schránky.

Celá metoda se zprovozní zpracováním schránky - tu procházíme odshora dolů, u každé položky se zamyslíme, jestli je realizovatelná. Pokud není, buď ji zahodíme, nebo archivujeme, nebo připíšeme na seznam "někdy / možná". Pokud realizovatelná je, ale ve více krocích, připíšeme ji na seznam projektů. Pokud stačí jeden krok a nezabere víc jak 2 minuty, rovnou ho uděláme (protože jeho zapsání nebo archivace by trvala déle), a pokud ne, patří do diáře (u časově určených), na seznam "čekám na" (u těch, které musí udělat někdo jiný) nebo na seznam dalších kroků. A to je vše.

Jak primitivní... Ale jak účinné!

Dvě třetiny knihy jsem se trápil s otázkou, kde vlastně mám mít evidované analýzy projektů - rozumějte, když mám projekt, ihned se mi rozpadá do hlavních oblastí, kroků a věcí, na něž je třeba nezapomenout (profesionální deformace). A tyhle věci si potřebuji zapisovat... Ale kam? Seznam dalších kroků určitě ne, tam patří jen bezprostředně následující činnost. Seznam projektů? Taky ne, tam patří jen jméno projektu, abych ho bral v úvahu při zhodnocení a hledání dalších kroků. Nezapisovat vůbec a dělat analýzu pokaždé, když hledám další krok je vyloučeno.

Nakonec jsem si uvědomil, že podklady k projektu budou to správné místo. A vizuální struktura myšlenkové mapy se hodí dokonale. Tím jsem vyřešil jediné slabé místo metody (samozřejmě že to nebyla slabina, ke konci jsem radu našel i v knize, jen v tu chvíli se mi to tak jevilo) a mohl jsem ji začít používat.

Většinu stránek knihy zabírají detailní popisy a rady, jak si počínat v jednotlivých fázích, jak vést seznamy, kdy dělat revize a zhodnocení. Vycházejí z praxe, a ačkoliv jsou také často obalené do slovní omáčky, nevadí to. Snad jenom metafora o pohledu z deseti tisíc stop oproti rozjezdové dráze na letišti je zbytečně ... vzletná.