GTD-free povedený plánovač úkolů

S plánováním času a úkolů je to pořád dokola, marný boj a nekonečné hledání toho nejlepšího nástroje. Trvá mnoho cyklů, než člověk pochopí, že nefunkčnost není daná nástrojem, ale časem, které plánování (ne)věnujeme. Sebelepší nástroj je bez každodenní kontroly a údržby seznamů úkolů nefunkční.

I tak je ale mezi jednotlivými nástroji rozdíl. Pořád si sice myslím, že ZIM Wiki je skvělá a že možnost mít úkoly připsané rovnou u zápisu ze schůzky je praktická, jenže praxe ukázala jiný problém – založit úkolový seznam a správně ho otagovat je příliš časově náročné. Během schůzky se s něčím takovým patlat nemůžu – a po ní už to neopravím, protože běžím na další. Takže jsem se znovu díval po nějakém nástroji, ideálně s podporou GTD, protože ačkoli je mu vyčítáno kde co, pořád zůstává jedním z nejefektivnějších způsobů jak si nad úkoly udržet přehled.

Našel jsem GTD-free, open source GPL produkt napsaný v Javě a tudíž multiplatformní. Jeho důraz na oddělení fází zpracování úkolů je mimořádný a chtě nechtě vás k dodržování donutí. Na první záložce „Collect“ totiž můžete jen a pouze napsat jeden řádek s úkolem. Nic víc. Zadání úkolu je takto primitivní (ještě doporučuji jako první slovo napsat jméno projektu a pomlčku, aby se vám později snáze určovalo o jakou aktivitu jde, ale podmínka to není). Tím si plníte schránku.

Druhá záložka „Process“ je určena ke zpracovávání schránky. Jednotlivé úkoly házíte buď do nějaké složky v akcích („Actions“), nebo někdy/možná („Someday/Maybe“), případně do „References“, což si úplně nejsem jistý, co je, podle GTD by to měly být delegované úkoly. Složky představují kontexty, u mě v práci spíše než místo, kde nějaké úkoly můžu dělat, představují spíše typy úkolů (projektové, administrativa, prostudovat apod.). Zároveň se úkoly přiřazují k projektům. Protože v praxi nejsou všechny úkoly stejně důležité, je tu možné přiřadit i prioritu nebo si nastavit připomenutí v určený datum.

Třetí záložka slouží k organizování a třídění úkolů, výběru důležitých apod. Toto je v praxi nejpodceňovanější část celého GTD – a přitom nejdůležitější. Tady vidíme kontexty a úkoly v nich, tady je pohled přes projekty, umožňující v každém z nich vybrat ten co se má udělat jako další („další krok“).

A poslední záložka „Execute“? To je aktuální seznam práce, tam bychom se měli vždycky ráno podívat, podle ní celý den jet a odškrtávat jeden úkol za druhým.

Kéž by to tak bylo… ale jak už jsem říkal na začátku, to nezáleží na nástroji.