Wuwejův zápisník

David Allen: Mít vše hotovo

04.11.2008 21:11, Wu | knihy | praktické | produktivita | komentáře -

obálka knihy David Allen: Mít vše hotovoMít vše hotovo, v originále Getting Things Done, zkráceně GTD - v současné době asi nejvlivnější technika plánování času a úkolů. Každý zastánce metody tvrdí, že kdo jí jednou propadne, už si bez ní řízení času představit nedokáže. Je to pravda, je tak převratná?

Podívejme se na knihu samotnou. Na obálce je místo nějakého obrázku vyfocený autor. To nesnáším; jednak to vypadá jako nedostatek originality, jednak tvář autora nepovažuji za dostaečně vypovídající o obsahu knihy.

První kapitola je plná povídání s čím vším a jak moc nám metoda pomůže, jak vyřeší problémy s časem, jak se čas investovaný do jejího prohlubování vrátí, zkrátka, kdyby tam nebyla, nic by se nestalo.

Ale pak už to pomalu začíná být zajímavé. Autor tvrdí, že naše seznamy, pokud si je děláme, jsou většinou směs nejrůznějších věcí, krátkých úkolů, obrovských dlouhodobých problémů, zajímavých nápadů, informací aj., které jsou ve svém celku naprosto neuchopitelné a děsivé. Práce s nimi vyžaduje spoustu energie a přínos je malý. Přitom se dají snadno rozdělit do různých kategorií a příslušných seznamů (dle str. 141):

  • projekty - cokoliv, co je složené z více než jednoho kroku
  • podklady projektů - materiály, informace k projektům
  • kroky a informace v diáři - časově určené věci, které se mají udělat v přesně stanovený den nebo čas
  • "další kroky" - co je potřeba udělat nejdřív, tento seznam se ještě dělí na podseznamy podle prostředí, kde zrovna jsme (typicky - u telefonu, ve městě, u počítače), abychom bez velkého přemýšlení využili aktuálních možností
  • "čekám na" - abych se mohl připomínat těm, co mi něco slíbili (a vykašlali se na to)
  • archivní materiály - kartotéka s informacemi, v níž se dobře vyhledává a do níž se bleskově zakládá
  • "někdy / možná" - všechny vzdušné zámky, věci které bude potřeba znovu zvážit někdy v budoucnu apod.

Další úžasná myšlenka je, že v hlavě nesmíme držet nic. Jednak je to nespolehlivé (co jsme měli koupit si většinou vzpomeneme až ve výtahu doma), jednak každá taková věc více či méně zaměstnává podvědomí a udržuje pocit, že něco není hotovo. Je to sice jen malá dávka stresu, ale kapka ke kapce... Takže jakmile nás něco - cokoliv - napadne, bez jakéhokoliv rozebírání se to musí jakožto "záležitost" zapsat a hodit do schránky.

Celá metoda se zprovozní zpracováním schránky - tu procházíme odshora dolů, u každé položky se zamyslíme, jestli je realizovatelná. Pokud není, buď ji zahodíme, nebo archivujeme, nebo připíšeme na seznam "někdy / možná". Pokud realizovatelná je, ale ve více krocích, připíšeme ji na seznam projektů. Pokud stačí jeden krok a nezabere víc jak 2 minuty, rovnou ho uděláme (protože jeho zapsání nebo archivace by trvala déle), a pokud ne, patří do diáře (u časově určených), na seznam "čekám na" (u těch, které musí udělat někdo jiný) nebo na seznam dalších kroků. A to je vše.

Jak primitivní... Ale jak účinné!

Dvě třetiny knihy jsem se trápil s otázkou, kde vlastně mám mít evidované analýzy projektů - rozumějte, když mám projekt, ihned se mi rozpadá do hlavních oblastí, kroků a věcí, na něž je třeba nezapomenout (profesionální deformace). A tyhle věci si potřebuji zapisovat... Ale kam? Seznam dalších kroků určitě ne, tam patří jen bezprostředně následující činnost. Seznam projektů? Taky ne, tam patří jen jméno projektu, abych ho bral v úvahu při zhodnocení a hledání dalších kroků. Nezapisovat vůbec a dělat analýzu pokaždé, když hledám další krok je vyloučeno.

Nakonec jsem si uvědomil, že podklady k projektu budou to správné místo. A vizuální struktura myšlenkové mapy se hodí dokonale. Tím jsem vyřešil jediné slabé místo metody (samozřejmě že to nebyla slabina, ke konci jsem radu našel i v knize, jen v tu chvíli se mi to tak jevilo) a mohl jsem ji začít používat.

Většinu stránek knihy zabírají detailní popisy a rady, jak si počínat v jednotlivých fázích, jak vést seznamy, kdy dělat revize a zhodnocení. Vycházejí z praxe, a ačkoliv jsou také často obalené do slovní omáčky, nevadí to. Snad jenom metafora o pohledu z deseti tisíc stop oproti rozjezdové dráze na letišti je zbytečně ... vzletná.

Ve srovnání s time managementem 4. generace, jak jej popisuje Petr Pacovský v knize Člověk a čas, se metoda GTD drží pragmaticky spíše toho, co je nutné dělat, než globálního přemýšlení. Říká, že je sice pěkné znát směřování, ale hladinu stresu z neudělaných úkolů to nesníží.

Odpověď na úvodní otázku, jestli je GTD tak převratné, zní: „Ne. Je mnohem převratnější.“ Těch pár pravidel prostě funguje! Je to jen pár seznamů, diář, archiv a složky s podklady, není mezi nimi nic, co by člověk už dávno nepoužíval - změna je v přístupu. Pro někoho, kdo vždycky nakonec skončil u seznamu úkolů na papíru, jako dělané.

Internet:

12345
1225829460000

Kategorie

Informace

Kontakt

Sledujte také

Archiv

STRÁNKY ARCHIVOVÁNY NÁRODNÍ KNIHOVNOU ČR

CBDB.cz – Databáze knih a spisovatelů, knihy online